La dématérialisation accueillie par les portes de Luxembourg

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Actuellement, les Portes de Luxembourg continuent leur programme de dématérialisation au niveau des démarches administratives. La communauté a opté pour la solution E-gov d’Efalia afin de gérer la communication avec ses partenaires. Ce dispositif facilite également le travail des agents des services publics, surtout pour le traitement des courriers entrants.

Depuis 2021, la CCPL ou Communauté de communes des Portes de Luxembourg a lancé un projet de dématérialisation pour les procédures administratives. Elle a lancé un appel afin de trouver la solution adéquate. La CCPL a alors choisi l’outil E-gov créé par la plateforme Efalia. C’est le dispositif qui, après études, correspond à leur besoin, n’est pas figé et convient à l’administration publique. Cet outil permet aussi à la communauté de bien gérer sa relation avec ses partenaires. Le dispositif présente plusieurs avantages pour les agents, notamment pour mieux gérer les courriers entrants. Il permet également une optimisation du traitement des démarches en ligne.

Comment se déroule ce projet de dématérialisation ?

Les Portes du Luxembourg sont une communauté qui exerce plusieurs activités administratives, ce qui la pousse à les dématérialiser. 

Pourquoi avoir choisi E-gov ?

Depuis le lancement de son projet de dématérialisation, la CCPL était à la recherche d’un outil qui répond au besoin de la communauté. La secrétaire générale de la CCPL a expliqué qu’ils ont tenté de débusquer :

« […] l’outil adéquat et ‘sur-mesure’ capable de s’adapter à notre organisation et à nos processus ».  

Suite à l’appel d’offres, la collectivité adopte l’outil d’Efalia appelé E-gov. Le dispositif permet de gérer diverses tâches administratives.

L’utilité première du dispositif ?

Les Portes de Luxembourg ont en premier lieu adopté cet outil afin de mener à bien sa relation avec ses partenaires. De ce fait, la collectivité a affilié environ 6.283 fiches partenaires au dispositif E-gov.

La dématérialisation est efficace pour les collectivités, mais aussi pour le monde du travail en général. Les entreprises privées, publiques ou les pratiquants d’un métier indépendant peuvent s’en servir pour les factures en ligne notamment.

Quels sont les apports de l’outil pour la communauté ?

gestion des équipements culturels et sportifs. Elle facilite aussi la centralisation des courriers entrants destinés aux divers départements de la communauté.

L’outil améliore également la performance des agents répartis dans chaque service. Les formulaires peuvent être plus rapidement remplis avant d’être traités. D’un autre côté, le portail usager facilite aussi les demandes en ligne comme :

  • Les aides pour les différentes associations, les entreprises et les agriculteurs ;
  • Les formulaires d’urbanisme Cerfa;
  • Les primes à la mobilité.

 La secrétaire générale de la CCPL explique :

« La solution nous a permis de faire gagner du temps à nos différents agents et représente également une économie significative pour l’organisation. Par ailleurs, elle permet d’améliorer et de simplifier le traitement et le suivi des dossiers pour un meilleur service à nos usagers, le tout dans un environnement fiable et sécurisé favorisant la conformité et la collaboration ».

La CCPL prévoit d’utiliser E-gov au sein de ses 50 communes, des entreprises locales, mais aussi des divers services publics.

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