Pour répondre aux exigences croissantes de la facturation électronique et anticiper les évolutions réglementaires, Salpa a choisi Docoon, une solution française intégrée à son ERP Divalto. Cette adoption lui offre des avantages tels que la conformité européenne en matière d’archivage et une gestion optimisée pour ses filiales.
Spécialisée dans le café, le chocolat et le thé, la Société alsacienne de participation agroalimentaire Salpa a entamé une transformation digitale, qui consiste en une dématérialisation de la facturation. Cette initiative vise plusieurs objectifs : amélioration de la productivité, réduction des coûts liés aux processus manuels, diminution de l’empreinte écologique en abandonnant définitivement le papier. En parallèle, Salpa s’adapte à la future obligation de facturation électronique imposée par l’État. Regroupant 9 entreprises et gérant un volume avoisinant les 30 000 factures à l’année, la firme cherche à moderniser une tâche jusqu’alors chronophage et onéreuse.
Docoon et son intégration à l’ERP Divalto
Une fois les besoins de Salpa définis dans un cahier des charges, la holding a adopté la solution française Docoon. Cette décision repose sur diverses caractéristiques clés, notamment :
- Une intégration native avec l’ERP Divalto exploité par le groupe ;
- La capacité d’envoyer des factures en grande quantité ;
- La gestion multisociétés.
La plateforme offre aussi des garanties en matière d’archivage sécurisé des factures sur une période de 10 années, conformément aux normes européennes. De plus, Docoon est une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) agréée par Bercy, capable de répondre aux exigences réglementaires actuelles et futures.
En parallèle, cette solution offre une opportunité d’optimisation intéressante dans le cadre de la gestion de la mutuelle entreprise et portage salarial. En s’appuyant sur l’intégration native avec l’ERP Divalto, Docoon pourrait simplifier les démarches administratives complexes liées à ces domaines, tout en renforçant la cohérence et l’efficacité des outils utilisés au sein des structures concernées.
Le déploiement de la solution s’est déroulé de manière rapide et efficace, comme le souligne Sophie Ziché, DAF de la société :
Nous avons pu commencer dès que nous avons eu l’accord de l’administration des ventes.
Ainsi, en mai 2024, Salpa a commencé la migration en commençant par sa filiale où le volume de facturation est le plus important.
Une facturation électronique optimisée
Selon toujours Sophie Ziché, avec ce système, les utilisateurs peuvent continuer à générer les factures comme à l’accoutumé. Ensuite, elles seront transmises digitalement via la plateforme Docoon :
[…] Finalement, l’administration des ventes génère ses factures comme elle le faisait avant, mais quand elle les « imprime », elles vont dans Docoon.
Une personnalisation minimale a cependant été opérée pour adapter les factures aux spécificités marketing des filiales, et des formations ont été dispensées aux équipes pour garantir une transition fluide et une flexibilité opérationnelle.
Au-delà de la simple digitalisation, cette solution inclut un espace client destiné à :
- Faciliter l’accès aux factures ;
- Réduire les demandes de réimpression ;
- Limiter les envois répétés.
Dans le cadre de cette transition numérique, la solution Docoon pourrait également être exploitée pour optimiser des démarches dans des secteurs connexes comme la gestion de la mutuelle entreprise et portage salarial. En intégrant ces aspects dans une plateforme centralisée, Salpa pourrait uniformiser ses pratiques administratives et simplifier le traitement des données liées à ces obligations.
Bien que la réforme ait été reportée à 2026, l’entreprise Salpa anticipe les échéances légales en préparant une transition fluide vers la facturation électronique structurée (XML). Choisir un partenaire tel que Docoon permet à la firme de s’assurer une flexibilité optimale, lui permettant de réajuster les options techniques en fonction des besoins futurs.
Cette approche proactive, qui s’inscrit dans une transformation numérique à long terme, vise à optimiser les processus administratifs tout en générant des économies immédiates en termes de coûts et de productivité.